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        麥肯錫高效工作的3大秘訣:告別抓狂,去做該做

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        麥肯錫高效工作的3大秘訣:告別抓狂,去做該做

        發(fā)布日期:2016-09-13 10:23 來(lái)源:未知 點(diǎn)擊:

        一、工作秩序條理化

        (1)把辦公桌上所有與正在做的工作無(wú)關(guān)的東西清理干凈。必須確保你現(xiàn)在所做的工作應(yīng)該是此刻最重要的工作。

        (2)在你準(zhǔn)備好辦理其他事情之前,不要把與此無(wú)關(guān)的東西放到辦公桌上。這就意味著,所有的工作項(xiàng)目都應(yīng)該在檔案中或抽屜里占有一定的位置,并把有關(guān)的東西放到相應(yīng)的位置上。

        (3)要力戒由于有吸引的干擾或因你厭煩了手頭上的工作,而放下正在做的事情去干其他呼聲較高的工作。一定要保證你在結(jié)束這項(xiàng)工作之前,為它采取了所有應(yīng)該采取的處理措施。

        (4)按規(guī)則把已經(jīng)處理完畢的東西送到適應(yīng)的地方去。再核對(duì)一下剩下的重點(diǎn)工作,然后再去開(kāi)始進(jìn)行第二項(xiàng)最重要二的工作。

        二、工作方法多樣化

        1.綜合。即在同一時(shí)間內(nèi)綜合進(jìn)行多項(xiàng)工作。

        我們說(shuō),辦事要有順序,并不是同一時(shí)間內(nèi)只能辦一件事,而是運(yùn)用系統(tǒng)論、運(yùn)籌學(xué)等原理,可以同時(shí)綜合進(jìn)行幾項(xiàng)工作。在管理學(xué)中,把工作單方向一件一件依次進(jìn)行的辦法,叫做垂直型工作。就像站著一大排人,一個(gè)一個(gè)地傳遞磚頭,這樣做效率比較低。反之,如果把各項(xiàng)工作綜合起來(lái)統(tǒng)一安排,效率就會(huì)大大提高。

        2.結(jié)合。即把若干步驟結(jié)合起來(lái)。例如有兩項(xiàng)或幾項(xiàng)工作,它們既互不相同,又有類似之處,互有聯(lián)系,實(shí)質(zhì)上又是服務(wù)于同一目的的,因而可以把這兩項(xiàng)或幾項(xiàng)工作結(jié)合為一,利用其相同或相關(guān)的特點(diǎn),一起研究解決。這樣自然就能夠省去重復(fù)勞動(dòng)的時(shí)間。

        3.重新排列。即改變步驟的順序,也就是要考慮做工作時(shí)采取什么樣的順序最合理,要善于打破自然的時(shí)間順序,采取電影導(dǎo)演的“分切”、“組合”式手法,重新進(jìn)行排列。

        例如,一天工作下來(lái)很疲乏,晚上又要上夜校,那么就應(yīng)該把休息時(shí)間提前,從床上移到其它地方,如在公共汽車上趁機(jī)閉目養(yǎng)神,可保證晚上精力充沛。

        4.變更。即改變工作方法。

        改變工作的手法大體有兩種,一種是“分析改善方式”,即對(duì)現(xiàn)行的手段方法認(rèn)真、仔細(xì)地加以分析,從中找出存在的問(wèn)題,即找出那些不合理和無(wú)效的部分,加以改進(jìn),使之與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)要求相適應(yīng)。

        一種是“獨(dú)創(chuàng)改善方式”。即不受現(xiàn)行的手段、方法的局限,在明確的目的基礎(chǔ)上,提出實(shí)現(xiàn)目的的各種設(shè)想,從中選擇最佳的手段和方法。

        5.穿插。盡可能把不同性質(zhì)的工作內(nèi)容互相穿插,避免打疲勞戰(zhàn),如寫報(bào)告需要幾個(gè)小時(shí),中間可以找人談?wù)剟e的事情,讓大腦休息一下;又如上午在辦公室開(kāi)會(huì),下午到群眾中去搞調(diào)查研究。

        6.代替。即把某種要素?fù)Q成其他要素。如能打電話的就不寫信,需要寫信的改為寫便條,需要每周出訪的改為隔周一次,在不出訪的那一周里,可用電話來(lái)代替出訪。

        7.標(biāo)準(zhǔn)化。即用相同的方法來(lái)安排那些必須時(shí)常進(jìn)行的工作。比如,記錄時(shí)使用通用的記號(hào),這樣一來(lái)就簡(jiǎn)單了。對(duì)于經(jīng)常性的詢問(wèn),事先可準(zhǔn)備好標(biāo)準(zhǔn)答復(fù)。


        三、工作內(nèi)容簡(jiǎn)明化

        最容易不過(guò)的是忙碌,最難不過(guò)的是有成效地工作。而化繁為簡(jiǎn),善于把復(fù)雜的事物簡(jiǎn)明化,是防止忙亂、獲得事半功倍之效的法寶。

        美中貿(mào)易全國(guó)委員會(huì)主席唐納德.C.伯納德在《提高生產(chǎn)率》一書(shū)中講到提高效率的“三原則”,即為了提高效率,每做一件事情時(shí),應(yīng)該先問(wèn)三個(gè)“能不能”:即能不能取消它?能不能把它與別的事情合并起來(lái)做?能不能用更簡(jiǎn)便的方法來(lái)取代它?根據(jù)這個(gè)啟示,我們?cè)跈z查分析每項(xiàng)工作時(shí),首先問(wèn)一問(wèn)以下六個(gè)問(wèn)題:

        (1)為什么這個(gè)工作是需要的?是根據(jù)習(xí)慣而做的嗎?可不可以把這項(xiàng)工作全部省去或者省去一部分呢?

        (2)這件工作的關(guān)鍵是什么?做了這件工作之后會(huì)出現(xiàn)什么過(guò)去沒(méi)有的新效果?

        (3)如果必須干這件工作,那么亦以御冬哪里干?既然可以邊聽(tīng)音樂(lè)邊輕松地完成,還用得著呆在辦公桌旁冥思苦想嗎?

        (4)什么時(shí)候干這件工作好呢?是否要在效率高的寶貴時(shí)間里干最重要的工作?是否為了能“著手進(jìn)行”重要工作,用了整天的時(shí)間去使工作“條理化”,結(jié)果把時(shí)間用完了,而所料理的只不過(guò)是些支離破碎的事情?

        (5)誰(shuí)干這件工作好呢?是自己干還是安排別人去干?

        (6)這件工作的最好做法是什么?是抓住主要矛盾而迎刃而解,收到事半功倍的效果?還是應(yīng)采取最佳方法而提高效率?

        然后在對(duì)每一項(xiàng)工作分析檢查之后,再采取如下步驟:

        (1)省去不必要的工作。

        (2)使工作順序合理,干起來(lái)得心應(yīng)手。

        (3)兩件或兩件以上的工作能夠合并起來(lái)做的就聯(lián)系起來(lái)做。

        (4)盡可能使雜七雜八的事務(wù)性工作簡(jiǎn)單化。

        (5)預(yù)先訂好一項(xiàng)工作的程序。增強(qiáng)工作預(yù)見(jiàn)性,走一走,看兩步,想三步,提高決策的效率和準(zhǔn)備性,減少?zèng)Q策過(guò)程的時(shí)間并使決策無(wú)誤。

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