麥肯錫高效工作的3大秘訣：告別抓狂，去做該做
發(fā)布日期：2016-09-13 10:23 來(lái)源：未知 點(diǎn)擊：
一、工作秩序條理化
（1）把辦公桌上所有與正在做的工作無(wú)關(guān)的東西清理干凈。必須確保你現(xiàn)在所做的工作應(yīng)該是此刻最重要的工作。
（2）在你準(zhǔn)備好辦理其他事情之前，不要把與此無(wú)關(guān)的東西放到辦公桌上。這就意味著，所有的工作項(xiàng)目都應(yīng)該在檔案中或抽屜里占有一定的位置，并把有關(guān)的東西放到相應(yīng)的位置上。
（3）要力戒由于有吸引的干擾或因你厭煩了手頭上的工作，而放下正在做的事情去干其他呼聲較高的工作。一定要保證你在結(jié)束這項(xiàng)工作之前，為它采取了所有應(yīng)該采取的處理措施。
（4）按規(guī)則把已經(jīng)處理完畢的東西送到適應(yīng)的地方去。再核對(duì)一下剩下的重點(diǎn)工作，然后再去開(kāi)始進(jìn)行第二項(xiàng)最重要二的工作。
二、工作方法多樣化
1.綜合。即在同一時(shí)間內(nèi)綜合進(jìn)行多項(xiàng)工作。
我們說(shuō)，辦事要有順序，并不是同一時(shí)間內(nèi)只能辦一件事，而是運(yùn)用系統(tǒng)論、運(yùn)籌學(xué)等原理，可以同時(shí)綜合進(jìn)行幾項(xiàng)工作。在管理學(xué)中，把工作單方向一件一件依次進(jìn)行的辦法，叫做垂直型工作。就像站著一大排人，一個(gè)一個(gè)地傳遞磚頭，這樣做效率比較低。反之，如果把各項(xiàng)工作綜合起來(lái)統(tǒng)一安排，效率就會(huì)大大提高。
2.結(jié)合。即把若干步驟結(jié)合起來(lái)。例如有兩項(xiàng)或幾項(xiàng)工作，它們既互不相同，又有類似之處，互有聯(lián)系，實(shí)質(zhì)上又是服務(wù)于同一目的的，因而可以把這兩項(xiàng)或幾項(xiàng)工作結(jié)合為一，利用其相同或相關(guān)的特點(diǎn)，一起研究解決。這樣自然就能夠省去重復(fù)勞動(dòng)的時(shí)間。
3.重新排列。即改變步驟的順序，也就是要考慮做工作時(shí)采取什么樣的順序最合理，要善于打破自然的時(shí)間順序，采取電影導(dǎo)演的“分切”、“組合”式手法，重新進(jìn)行排列。
例如，一天工作下來(lái)很疲乏，晚上又要上夜校，那么就應(yīng)該把休息時(shí)間提前，從床上移到其它地方，如在公共汽車上趁機(jī)閉目養(yǎng)神，可保證晚上精力充沛。
4.變更。即改變工作方法。
改變工作的手法大體有兩種，一種是“分析改善方式”，即對(duì)現(xiàn)行的手段方法認(rèn)真、仔細(xì)地加以分析，從中找出存在的問(wèn)題，即找出那些不合理和無(wú)效的部分，加以改進(jìn)，使之與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)要求相適應(yīng)。
一種是“獨(dú)創(chuàng)改善方式”。即不受現(xiàn)行的手段、方法的局限，在明確的目的基礎(chǔ)上，提出實(shí)現(xiàn)目的的各種設(shè)想，從中選擇最佳的手段和方法。
5.穿插。盡可能把不同性質(zhì)的工作內(nèi)容互相穿插，避免打疲勞戰(zhàn)，如寫報(bào)告需要幾個(gè)小時(shí)，中間可以找人談?wù)剟e的事情，讓大腦休息一下；又如上午在辦公室開(kāi)會(huì)，下午到群眾中去搞調(diào)查研究。
6.代替。即把某種要素?fù)Q成其他要素。如能打電話的就不寫信，需要寫信的改為寫便條，需要每周出訪的改為隔周一次，在不出訪的那一周里，可用電話來(lái)代替出訪。
7.標(biāo)準(zhǔn)化。即用相同的方法來(lái)安排那些必須時(shí)常進(jìn)行的工作。比如，記錄時(shí)使用通用的記號(hào)，這樣一來(lái)就簡(jiǎn)單了。對(duì)于經(jīng)常性的詢問(wèn)，事先可準(zhǔn)備好標(biāo)準(zhǔn)答復(fù)。
三、工作內(nèi)容簡(jiǎn)明化
最容易不過(guò)的是忙碌，最難不過(guò)的是有成效地工作。而化繁為簡(jiǎn)，善于把復(fù)雜的事物簡(jiǎn)明化，是防止忙亂、獲得事半功倍之效的法寶。
美中貿(mào)易全國(guó)委員會(huì)主席唐納德.C.伯納德在《提高生產(chǎn)率》一書(shū)中講到提高效率的“三原則”，即為了提高效率，每做一件事情時(shí)，應(yīng)該先問(wèn)三個(gè)“能不能”：即能不能取消它？能不能把它與別的事情合并起來(lái)做？能不能用更簡(jiǎn)便的方法來(lái)取代它？根據(jù)這個(gè)啟示，我們?cè)跈z查分析每項(xiàng)工作時(shí)，首先問(wèn)一問(wèn)以下六個(gè)問(wèn)題：
（1）為什么這個(gè)工作是需要的？是根據(jù)習(xí)慣而做的嗎？可不可以把這項(xiàng)工作全部省去或者省去一部分呢？
（2）這件工作的關(guān)鍵是什么？做了這件工作之后會(huì)出現(xiàn)什么過(guò)去沒(méi)有的新效果？
（3）如果必須干這件工作，那么亦以御冬哪里干？既然可以邊聽(tīng)音樂(lè)邊輕松地完成，還用得著呆在辦公桌旁冥思苦想嗎？
（4）什么時(shí)候干這件工作好呢？是否要在效率高的寶貴時(shí)間里干最重要的工作？是否為了能“著手進(jìn)行”重要工作，用了整天的時(shí)間去使工作“條理化”，結(jié)果把時(shí)間用完了，而所料理的只不過(guò)是些支離破碎的事情？
（5）誰(shuí)干這件工作好呢？是自己干還是安排別人去干？
（6）這件工作的最好做法是什么？是抓住主要矛盾而迎刃而解，收到事半功倍的效果？還是應(yīng)采取最佳方法而提高效率？
然后在對(duì)每一項(xiàng)工作分析檢查之后，再采取如下步驟：
（1）省去不必要的工作。
（2）使工作順序合理，干起來(lái)得心應(yīng)手。
（3）兩件或兩件以上的工作能夠合并起來(lái)做的就聯(lián)系起來(lái)做。
（4）盡可能使雜七雜八的事務(wù)性工作簡(jiǎn)單化。
（5）預(yù)先訂好一項(xiàng)工作的程序。增強(qiáng)工作預(yù)見(jiàn)性，走一走，看兩步，想三步，提高決策的效率和準(zhǔn)備性，減少?zèng)Q策過(guò)程的時(shí)間并使決策無(wú)誤。
（1）把辦公桌上所有與正在做的工作無(wú)關(guān)的東西清理干凈。必須確保你現(xiàn)在所做的工作應(yīng)該是此刻最重要的工作。
（2）在你準(zhǔn)備好辦理其他事情之前，不要把與此無(wú)關(guān)的東西放到辦公桌上。這就意味著，所有的工作項(xiàng)目都應(yīng)該在檔案中或抽屜里占有一定的位置，并把有關(guān)的東西放到相應(yīng)的位置上。
（3）要力戒由于有吸引的干擾或因你厭煩了手頭上的工作，而放下正在做的事情去干其他呼聲較高的工作。一定要保證你在結(jié)束這項(xiàng)工作之前，為它采取了所有應(yīng)該采取的處理措施。
（4）按規(guī)則把已經(jīng)處理完畢的東西送到適應(yīng)的地方去。再核對(duì)一下剩下的重點(diǎn)工作，然后再去開(kāi)始進(jìn)行第二項(xiàng)最重要二的工作。
二、工作方法多樣化
1.綜合。即在同一時(shí)間內(nèi)綜合進(jìn)行多項(xiàng)工作。
我們說(shuō)，辦事要有順序，并不是同一時(shí)間內(nèi)只能辦一件事，而是運(yùn)用系統(tǒng)論、運(yùn)籌學(xué)等原理，可以同時(shí)綜合進(jìn)行幾項(xiàng)工作。在管理學(xué)中，把工作單方向一件一件依次進(jìn)行的辦法，叫做垂直型工作。就像站著一大排人，一個(gè)一個(gè)地傳遞磚頭，這樣做效率比較低。反之，如果把各項(xiàng)工作綜合起來(lái)統(tǒng)一安排，效率就會(huì)大大提高。
2.結(jié)合。即把若干步驟結(jié)合起來(lái)。例如有兩項(xiàng)或幾項(xiàng)工作，它們既互不相同，又有類似之處，互有聯(lián)系，實(shí)質(zhì)上又是服務(wù)于同一目的的，因而可以把這兩項(xiàng)或幾項(xiàng)工作結(jié)合為一，利用其相同或相關(guān)的特點(diǎn)，一起研究解決。這樣自然就能夠省去重復(fù)勞動(dòng)的時(shí)間。
3.重新排列。即改變步驟的順序，也就是要考慮做工作時(shí)采取什么樣的順序最合理，要善于打破自然的時(shí)間順序，采取電影導(dǎo)演的“分切”、“組合”式手法，重新進(jìn)行排列。
例如，一天工作下來(lái)很疲乏，晚上又要上夜校，那么就應(yīng)該把休息時(shí)間提前，從床上移到其它地方，如在公共汽車上趁機(jī)閉目養(yǎng)神，可保證晚上精力充沛。
4.變更。即改變工作方法。
改變工作的手法大體有兩種，一種是“分析改善方式”，即對(duì)現(xiàn)行的手段方法認(rèn)真、仔細(xì)地加以分析，從中找出存在的問(wèn)題，即找出那些不合理和無(wú)效的部分，加以改進(jìn)，使之與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)要求相適應(yīng)。
一種是“獨(dú)創(chuàng)改善方式”。即不受現(xiàn)行的手段、方法的局限，在明確的目的基礎(chǔ)上，提出實(shí)現(xiàn)目的的各種設(shè)想，從中選擇最佳的手段和方法。
5.穿插。盡可能把不同性質(zhì)的工作內(nèi)容互相穿插，避免打疲勞戰(zhàn)，如寫報(bào)告需要幾個(gè)小時(shí)，中間可以找人談?wù)剟e的事情，讓大腦休息一下；又如上午在辦公室開(kāi)會(huì)，下午到群眾中去搞調(diào)查研究。
6.代替。即把某種要素?fù)Q成其他要素。如能打電話的就不寫信，需要寫信的改為寫便條，需要每周出訪的改為隔周一次，在不出訪的那一周里，可用電話來(lái)代替出訪。
7.標(biāo)準(zhǔn)化。即用相同的方法來(lái)安排那些必須時(shí)常進(jìn)行的工作。比如，記錄時(shí)使用通用的記號(hào)，這樣一來(lái)就簡(jiǎn)單了。對(duì)于經(jīng)常性的詢問(wèn)，事先可準(zhǔn)備好標(biāo)準(zhǔn)答復(fù)。
三、工作內(nèi)容簡(jiǎn)明化
最容易不過(guò)的是忙碌，最難不過(guò)的是有成效地工作。而化繁為簡(jiǎn)，善于把復(fù)雜的事物簡(jiǎn)明化，是防止忙亂、獲得事半功倍之效的法寶。
美中貿(mào)易全國(guó)委員會(huì)主席唐納德.C.伯納德在《提高生產(chǎn)率》一書(shū)中講到提高效率的“三原則”，即為了提高效率，每做一件事情時(shí)，應(yīng)該先問(wèn)三個(gè)“能不能”：即能不能取消它？能不能把它與別的事情合并起來(lái)做？能不能用更簡(jiǎn)便的方法來(lái)取代它？根據(jù)這個(gè)啟示，我們?cè)跈z查分析每項(xiàng)工作時(shí)，首先問(wèn)一問(wèn)以下六個(gè)問(wèn)題：
（1）為什么這個(gè)工作是需要的？是根據(jù)習(xí)慣而做的嗎？可不可以把這項(xiàng)工作全部省去或者省去一部分呢？
（2）這件工作的關(guān)鍵是什么？做了這件工作之后會(huì)出現(xiàn)什么過(guò)去沒(méi)有的新效果？
（3）如果必須干這件工作，那么亦以御冬哪里干？既然可以邊聽(tīng)音樂(lè)邊輕松地完成，還用得著呆在辦公桌旁冥思苦想嗎？
（4）什么時(shí)候干這件工作好呢？是否要在效率高的寶貴時(shí)間里干最重要的工作？是否為了能“著手進(jìn)行”重要工作，用了整天的時(shí)間去使工作“條理化”，結(jié)果把時(shí)間用完了，而所料理的只不過(guò)是些支離破碎的事情？
（5）誰(shuí)干這件工作好呢？是自己干還是安排別人去干？
（6）這件工作的最好做法是什么？是抓住主要矛盾而迎刃而解，收到事半功倍的效果？還是應(yīng)采取最佳方法而提高效率？
然后在對(duì)每一項(xiàng)工作分析檢查之后，再采取如下步驟：
（1）省去不必要的工作。
（2）使工作順序合理，干起來(lái)得心應(yīng)手。
（3）兩件或兩件以上的工作能夠合并起來(lái)做的就聯(lián)系起來(lái)做。
（4）盡可能使雜七雜八的事務(wù)性工作簡(jiǎn)單化。
（5）預(yù)先訂好一項(xiàng)工作的程序。增強(qiáng)工作預(yù)見(jiàn)性，走一走，看兩步，想三步，提高決策的效率和準(zhǔn)備性，減少?zèng)Q策過(guò)程的時(shí)間并使決策無(wú)誤。
